IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS SOFTWARE PARA APOYAR LOS PROCESOS DE OBTENCIÓN O RENOVACIÓN DE REGISTRO CALIFICADO Y ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS CASO DE ESTUDIO PROGRAMA DE INGENIERÍA AGROINDUSTRIAL DE LA UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

Resumen

Durante el proceso de renovación del registro calificado que realizo el programa de Ingeniera Agroindustrial de la universidad de los llanos, donde el programa obtuvo su respectivo registro calificado bajo la resolución 03100 del 18 de febrero de 2016 del Ministerio de Educación Nacional, en el transcurso del proceso se evidencio que se presentaban falencias en la recolección, gestión y divulgación de la información.

Para la realización de este proceso la información se encontraba dispersa en otros sistemas propios de la dependencia, hojas de cálculo, en archivos físicos o muchas veces información sin documentar.  En las hojas de cálculo no se lograba asegurar la integridad, control de acceso y autenticación de quien acceda y modifique esta información. Además, al no estar centralizada en un único archivo, la información no se podía mantener de manera actualizada por los diferentes actores que aportaban en el desarrollo del proceso.

La información almacenada en otras dependencias demoraba en llegar y en algunos casos podían llegar a presentar inconsistencias en estos datos sea porque había duplicidad o no se encontraban todos los campos requeridos, ya que algunos datos no se encontraban registrados por lo que se debían registrar haciendo más extenso la ejecución de su respectivo proceso.

Considerando la situación presentada se planteó como solución aplicar tecnologías de la información, para esto, se inició con un levantamiento de los requerimientos, en donde nuestro primer paso fue consultar las diferentes necesidades y puntos de vista de quienes se involucran en el proceso y quienes se involucrarán en el desarrollo de este (grupo de acreditación de programa, secretaria técnica de acreditación, oficina de sistemas y demás dependencias). Posteriormente se establecieron los requerimientos para el diseño, desarrollo e implementación de una plataforma web con distintos módulos.

Al termino del proyecto observamos que se cumple con lo proyectado, el programa cuenta con un sistema el cual brinda seguridad de acceso e integridad de la información allí almacenada, ser adaptable tanto a procesos de registro calificado como de acreditación de programa, diferentes niveles de acceso y escalabilidad, control de cambios acontecidos, generación de los diferentes reportes necesarios, integración a sistemas ya existentes evitando redundancia de datos, almacenar y gestionar la información allí ingresada, generar las encuestas necesarias, facilitar el diligenciamiento de los informes documentales del proceso de autoevaluación, difundir la información y documentación tanto del programa como de otras dependencias relacionadas con la Universidad en general, con el propósito que todos los datos respectivos con el tema estén a disposición oportunamente y en tiempo real.

La ejecución de este proyecto tuvo un impacto positivo mejorando en gran medida el proceso disminuyendo tiempos de ejecución en las distintas etapas del proceso. Beneficiando a los programas de la universidad de los llanos, en especial al programa de Ingeniería Agroindustrial que busca la acreditación de calidad, la Secretaria Técnica de Acreditación y las diferentes dependencias que se ven involucradas en el proceso de registro calificado y acreditación de programas.